¿Puede el empleador acceder al correo electrónico, a los archivos o al computador asignado a sus trabajadores?

Esta pregunta puede suscitar la atención tanto de empleadores como de trabajadores. Para responder a ella debemos explorar por un parte el legítimo interés que puede tener un empleador en acceder a los dispositivos, cuentas de correo y archivos electrónicos de la empresa y, por la otra, encontramos el derecho fundamental a la intimidad del trabajador.

La situación mencionada se puede presentar por diferentes motivos como pueden ser, entre otros, los siguientes:

• Que el trabajador se ausente por enfermedad o vacaciones y el empleador tenga la imperante necesidad de acceder a la información que se encuentre en los dispositivos o correos asignados al trabajador.
• Que el empleador y el trabajador rompan estrepitosamente la relación laboral y el empleador requiera acceso a la información que se encontraba en poder del trabajador.
• Cuando existan sospechas de espionaje corporativo, de algún acto de corrupción o en general, de alguna actividad delictiva por parte de algún trabajador que pudiera afectar los intereses de la Compañía.
• Para evitar el sabotaje, la modificación o eliminación de la información que se encuentre en poder de algún empleado, en caso de un eventual conflicto o desvinculación de la empresa.

Como ya mencionamos, este tipo de situaciones son susceptibles de generar una confrontación entre el derecho del empleador a disponer sobre los elementos que sean de propiedad de la compañía y el derecho fundamental a la intimidad del trabajador, que se encuentra consagrado en el artículo 15 de la Constitución:

“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar” (…)”

Para resolver este conflicto, debemos empezar por señalar que tanto el correo, como los dispositivos electrónicos que el empleador asigne al trabajador corresponden a instrumentos de trabajo, de conformidad con el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo:

“Son obligaciones especiales del empleador:
1. Poner a disposición de los trabajadores, salvo estipulación en contrario, los instrumentos adecuados y las materias primas necesarias para la realización de las labores”. (…)”

En este sentido, dado que el empleador es el titular de los derechos de dominio de los computadores, cuentas de correo, y demás dispositivos de la empresa que se entreguen al trabajador para el desarrollo de sus funciones, tiene por tanto la prerrogativa de disponer sobre el uso que se dé a los mismos.

De igual manera, el Código Sustantivo del Trabajo prohíbe explícitamente al trabajador utilizar las herramientas de trabajo para fines distintos a la labor u obra contratada:

ARTICULO 60. PROHIBICIONES A LOS TRABAJADORES. Se prohíbe a los trabajadores:
(…) 8.  Usar los útiles o herramientas suministradas por el {empleador} en objetos distintos del trabajo contratado.

De acuerdo con lo dispuesto por el artículo anterior, podemos afirmar que el uso para fines privados de los dispositivos otorgados por el empleador, podría llegar constituir un incumplimiento a las obligaciones contenidas en el Código Sustantivo del Trabajo.

En este orden de ideas, si como empresa partimos del principio de buena fe y asumimos que el trabajador está haciendo un buen uso de las herramientas de trabajo, el acceso del empleador al correo electrónico o a los dispositivos asignados al trabajador no implicarían una vulneración a su intimidad, pues el trabajador no debería almacenar información personal en los dispositivos y herramientas designados para la actividad laboral.

En concepto Radicado ID95992 – 2016, el Ministerio del Trabajo se pronunció sobre el uso de cámaras de seguridad, acceso a teléfonos celulares y correos corporativos por parte del empleador, señalando lo siguiente:

“Podría indicarse que la implementación de mecanismos de control dentro de la empresa no configurarían conductas de violación al derecho a la intimidad, sin que ello indique que tales mecanismos no deban ceñirse a las normas que garantizan el respeto, la honra, dignidad y la vida privada de los trabajadores, tal y como se ha mencionado. En consideración de esta oficina la implementación de estos mecanismos siempre que respeten la dignidad del trabajador no constituye violación de los derechos laborales.”

Surgen entonces las preguntas: ¿Qué se considera un irrespeto a la dignidad del trabajador en los mecanismos de control? Y ¿Cómo debe proceder el empleador que encuentra información personal del trabajador en los dispositivos que le fueron entregados?

Para responder a ambas preguntas, vale la pena remitirse a la sentencia T-405/07 de la Corte Constitucional. En este caso particular, en el que el empleador accedió a una carpeta que contenía fotos íntimas de una trabajadora, que fueron expuestas a los miembros de la Junta Directiva de la Compañía y utilizadas para presionar la renuncia de la trabajadora, la Corte dijo al respecto:

“La sustracción y divulgación de la información personal hallada en el computador, se produjo sin autorización de su titular, y en consecuencia se erige en un proceder trasgresor del derecho fundamental a la intimidad personal. No puede considerarse que el hecho de que hubiese sido transitoriamente depositada, como refiere la actora, en el computador institucional comporte un consentimiento implícito para el acceso y divulgación de la misma.”

Y así mismo señaló que:

“Pretende (el empleador) justificar su proceder manifiestamente invasivo de un ámbito personal de la actora, con el señalamiento de un uso indebido de los elementos de trabajo (computador y línea telefónica por el uso inadecuado del internet). Sin embargo, para poner de presente este hecho no necesitaba exhibir el contenido de la información personal sustraída ante la Junta Directiva y mucho menos ante los padres de su subalterna. Le hubiese bastado con emitir un informe sobre lo que consideraba uso indebido o no autorizada de los elementos de trabajo para adoptar las determinaciones de contenido disciplinario o laboral que pudieran derivarse de tal comportamiento.”

Del contenido de la sentencia podemos inferir que el empleador puede ingresar a los dispositivos, cuentas, carpetas y archivos corporativos que se encuentren en posesión del empleado, pero debe abstenerse de acceder a los documentos, cuentas y archivos personales del trabajador, aun cuando las claves de acceso se encuentren almacenadas en los dispositivos de la empresa.

En caso que el empleador encuentre información personal, archivos o documentos que sean contrarios a la normativa y las políticas de la empresa, deberá solicitar autorización del trabajador para acceder a los mismos. Sin embargo, bastará demostrar que tal información existe y que se está haciendo un uso indebido de las herramientas de trabajo para proceder con las sanciones pertinentes a las que haya lugar. Bajo ningún motivo el empleador podrá extraer, manipular o exhibir la información personal del trabajador sin la autorización expresa de éste, salvo que esta información evidencie la comisión de un delito por parte del trabajador, en tal caso deberá proceder con la denuncia a la autoridad pertinente. Lo anterior de conformidad con el artículo 67 del código de procedimiento penal:

“Artículo 67. Deber de denunciar. Toda persona debe denunciar a la autoridad los delitos de cuya comisión tenga conocimiento y que deban investigarse de oficio.”

En conclusión, el empleador está facultado para acceder a los dispositivos y cuentas de correo que sean propiedad de la empresa sin requerir para ello la autorización del trabajador. Si el empleador se encuentra con información privada del trabajador debe abstenerse de ingresar a ella sin que el trabajador lo autorice. En caso de que el empleador encuentre información que implique una violación a la normativa de la empresa y al uso de las herramientas de trabajo, puede proceder a realizar las sanciones pertinentes, pero propendiendo en todo momento por el respeto a la intimidad, la dignidad y el buen nombre al que el trabajador tiene derecho.

Notas adicionales

Es importante tener en cuenta que estas disposiciones solo resultan aplicables en las relaciones de trabajo, no aplican para aquellos casos donde exista un contrato de prestación de servicios, salvo que se haya pactado alguna cláusula en el contrato que supla el contenido del numeral 8vo del artículo 60 del Código Sustantivo del Trabajo, previamente citado. Lo anterior por cuanto el contrato de prestación de servicios, al ser un contrato de naturaleza civil, no se encuentra sometido a la regulación laboral ni a las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo.

Tampoco resulta aplicable cuando el trabajador utilice su correo electrónico o sus dispositivos personales. En estos casos se requeriría obligatoriamente la autorización del trabajador para acceder a ellos, caso contrario el empleador podría estar incurriendo en la conducta tipificada en el artículo 269A del código penal:

“Artículo 269A: Acceso abusivo a un sistema informático. El que, sin autorización o por fuera de lo acordado, acceda en todo o en parte a un sistema informático protegido o no con una medida de seguridad, o se mantenga dentro del mismo en contra de la voluntad de quien tenga el legítimo derecho a excluirlo, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”

En todo caso, para las empresas se recomienda que en el contrato de trabajo o en el reglamento interno de trabajo se establezcan disposiciones explícitas sobre la propiedad y el buen uso de los instrumentos de trabajo, incluyendo los dispositivos y herramientas electrónicas como el correo, computador, tabletas, teléfonos celulares y demás, que sean asignadas por el empleador.

En aras de la protección de los derechos fundamentales del trabajador aquí mencionados, es recomendable que los trabajadores sean expresamente informados acerca de los métodos de vigilancia y control llevados a cabo por la compañía, a la vez que se regule de manera expresa la autorización para el acceso y consulta de los contenidos alojados en medios o dispositivos de propiedad de la empresa.

Si requiere algún tipo de asesoría adicional al respecto, le sugerimos se comuníquese con nuestro equipo.

… el acceso del empleador al correo electrónico o a los dispositivos asignados al trabajador no implicarían una vulneración a su intimidad, pues el trabajador no debería almacenar información personal en los dispositivos y herramientas designados para la actividad laboral.

Por: Carlos David Duque B.