AUDITORÍA CONTRACTUAL. Una práctica saludable
Es usual que las empresas establezcan modelos contractuales que faciliten la gestión de sus diferentes áreas. Por ejemplo, recursos humanos mantiene los formatos de los contratos laborales y de los documentos soportes necesarios para que el candidato a ocupar un cargo, simplemente suscriba su contrato según el modelo y cumpla con los requisitos exigidos. En el área comercial, es usual también establecer diferentes proformas que permiten a la empresa cerrar negocios de manera ágil por su fuerza de ventas.
En ambos casos, se convierte la contratación en un proceso dinámico y documental. Luego, los contratos pasan a ser parte de algún lugar dentro del archivo de la compañía.
No obstante, sólo cuando hay un motivo para realizar, ya sea un cambio en las condiciones contractuales, la finalización de un servicio contratado o incluso la terminación de una relación laboral, se ve la necesidad de revisar los términos que estipulaban dicha relación y la realidad de los soportes legales que permitan culminarla con éxito.
Es en esos momentos cuando se prenden las alarmas legales ya que se encuentran situaciones que complican la ejecución de la decisión tomada por la junta directiva o la gerencia. Contratos renovados por largos términos, clausulas penales o de terminación con grandes cuantías o inclusive la inexistencia de los documentos que soportaban la relación, son situaciones que se presentan a menudo.
De allí que se recomienda establecer como una practica saludable y cada cierto periodo, una auditoría legal contractual a los diferentes contratos suscritos por la compañía.
Esta auditoria permitirá establecer la realidad contractual del negocio y ayudará a determinar en que casos proceden correcciones, adaptaciones o actualizaciones de los diferentes contratos suscritos.
En el área comercial se podrá determinar por ejemplo, las fechas de vencimiento de los diferentes contratos, sus prórrogas, si los mismos tienen clausula de salida que permitan terminar la relación de manera unilateral, el tipo de garantías que se otorgaron, así como las vigencias de las mismas.
En el aspecto laboral la auditoria legal contractual permite establecer entre otros aspectos, los tipos de contratos suscritos (si son a término indefinido, fijo u otro), si se han renovado automáticamente o no, si la carpeta del trabajador tiene la totalidad de la documentación mínima requerida, así como la relación de las entidades a las cuales se tiene vinculado el trabajador para el cumplimiento de las diferentes
obligaciones parafiscales y de seguridad social.
Finalizado este proceso, la empresa contará con una información actualizada de sus obligaciones contractuales, que le permitirá tomar las diferentes decisiones comerciales y administrativas con mayor agilidad y ecuanimidad legal.
Por: Roberto Castro Sabbagh